Βασικά σημεία για την χρήση της Ψηφιακής Κάρτας

• Τα χτυπήματα της ψηφιακής κάρτας πρέπει να ταυτίζονται με την φυσική παρουσία του εργαζομένου στο χώρο εργασίας και το ωράριο που έχει δηλωθεί στο Π.Σ.ΕΡΓΑΝΗ.
• Η διάρκεια εργασίας που προκύπτει πρέπει να συμπίπτει με τις αποδοχές του εργαζομένου.
• Σε ημέρες άδειας ΔΕΝ γίνεται χτύπημα κάρτας.
• Η χρήση της ψηφιακής κάρτας εργασίας είναι υποχρέωση του εργαζομένου και η ευθύνη για την ορθή εφαρμογή βαρύνει τον εργοδότη.
• Κίνηση που έχει υποβληθεί ΔΕΝ μπορεί να αλλάξει, ΔΕΝ μπορεί να σβηστεί.
• Θεωρούνται αποδεκτά (λόγω αμέλειας) μέχρι 3 μονά χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο και μία τέτοια διαπίστωση από την Επιθεώρηση Εργασίας συνεπάγεται σύσταση και όχι επιβολή προστίμου.
• Το «χτύπημα» της ψηφιακής κάρτας εργασίας, πρέπει να υποβάλλεται με μέγιστο χρόνο καθυστέρησης 15’ λεπτών από το χτύπημα.
• Δεν επιτρέπεται η εκπρόθεσμη υποβολή κίνησης, παρά ΜΟΝΟ σε περιπτώσεις ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλονται σε υπαιτιότητα του εργοδότη και εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος ψηφιακής κάρτας ή τη διαβίβαση των κινήσεων στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και αφορά στους παρακάτω λόγους:

❖ Πρόβλημα στα Συστήματα του Εργοδότη ή

❖ Πρόβλημα στην Ηλεκτροδότηση/Τηλεπικοινωνίες ή

❖ Πρόβλημα Σύνδεσης με το ΠΣ Εργάνη

Στην περίπτωση αυτή, ο εργοδότης πρέπει να:

α) Να ειδοποιήσει άμεσα, με κάθε πρόσφορο τρόπο (email, SMS κ.α.), την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας για το πρόβλημα.

β) Να ειδοποιήσει άμεσα, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας αμέσως μόλις αποκατασταθεί το πρόβλημα

γ) Να υποβάλλει εκπρόθεσμα τα χτυπήματα μόλις αποκατασταθεί το πρόβλημα.

Ως προς τον χρόνο αρχικής ειδοποίησης, διευκρινίζεται από πρόσφατη εγκύκλιο, ότι πρέπει να είναι άμεσος σε σχέση με το ίδιο το γεγονός που σημαίνει ότι η ειδοποίηση πραγματοποιείται όταν αυτό καταστεί δυνατό και όχι αργότερα από το ίδιο 24ωρο της αυτής εργάσιμης ημέρας που το γεγονός έλαβε χώρα. Ο λόγος προς τούτο είναι για να μην υπάρχουν καταχρήσεις ως προς τα πραγματικά γεγονότα ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας.

• Σύμφωνα με την νομοθεσία, τα δεδομένα από τα χτυπήματα της ψηφιακής κάρτας πρέπει να φυλάσσονται σε βάθος 10ετίας. Προτείνεται η αποθήκευση ή/και εκτύπωση μηνιαίως των κινήσεων ψηφιακής κάρτας και η φύλαξη τους στο αρχείο της επιχείρησης, για κάθε έλεγχο. Οι εμπορικές εφαρμογές ψηφιακής κάρτας δίνουν την δυνατότητα δημιουργίας και λήψης αρχείου προς αποθήκευση .
• Για τις επιχειρήσεις με πολύ συχνές αλλαγές ωραρίου παρέχεται η δυνατότητα επιλογής απολογιστικού συστήματος καταχώρισης αλλαγών ωραρίου, οργάνωσης χρόνου εργασίας και υπερωριών.